O que é o SEI?
O Sistema Eletrônico de Informações – SEI!, desenvolvido e cedido
gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região – TRF4, sua
implantação atende ao Decreto nº 8.539, de 2015 que dispõe sobre o uso
do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito
dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta,
autárquica e fundacional.
O SEI é uma ferramenta de gestão de documentos e processos eletrônicos
que tem como objetivo promover a eficiência administrativa. O SEI permite
a produção, a edição, a assinatura e o trâmite de documentos e processos
dentro do próprio sistema, além de possibilitar a atuação simultânea de
diversas unidades em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente,
reduzindo o tempo de realização das atividades.
Benefícios do SEI!
- Portabilidade: o sistema SEI é 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores: Internet Explorer, Firefox e Google Chrome;
- Controle de nível de acesso: o usuário tem o controle sobre a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;
- Tramitação em múltiplas unidades: O sistema possibilita que várias unidades podem ser demandadas simultaneamente a tomar providências e
manifestar-se no mesmo expediente administrativo. - Acesso Remoto: Para possibilitar que os usuários trabalhem a distância, é permitido o acesso remoto por diversos tipos de equipamentos, como
microcomputadores, notebooks, tablets e smartphones de vários sistemas
operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google). - Acesso de usuários externos: gerencia o acesso de usuários externos aos expedientes administrativos que lhes digam respeito, permitindo que
tomem conhecimento do teor do processo e, por exemplo, assinem remotamente contratos e outros tipos de documentos; - Funcionalidades específicas: controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, modelos de documentos, textos padrão,
sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, acesso externo, entre outros; - Sistema intuitivo: estruturado com boa navegabilidade e usabilidade.
Medidas para facilitar o uso do SEI!
- Acesso como regra e o sigilo como exceção: O sistema tem como princípio a transparência do fluxo de informações e o trabalho colaborativo. Seguindo a filosofia da transparência administrativa, ainda que permita atribuir restrição de acesso a processos e documentos em casos específicos como restritos ou sigilosos. O ideal é que se facilite e priorize a publicidade como forma de garantir o funcionamento eficiente do sistema.
- Padronização: É de total importância que órgãos e instituições padronizem procedimentos em diversos níveis, tanto por meio da implementação de normas de utilização do sistema quanto pela padronização de processos de trabalho em cada unidade. O grande benefício da padronização é a segurança da informação e a organização do trabalho. Padronizações no âmbito das unidades (tais como tipos de documentos, tabelas de temporalidade, metodologias e nomenclaturas comuns) facilitam a utilização de recursos que o sistema oferece, tais como pesquisa e medição de desempenho dos processos.
- Respeitar o fluxo de informações e as etapas que o processo exige: o sistema proporciona instrumentos para medição e monitoramento dos processos. Também proporciona meios de manter um processo ou conjuntos de processos em permanente acompanhamento, sem que isso interfira nos fluxos de atividades e andamentos. Por isso, é importante cumprir cada etapa de maneira eficiente para a correta medição de desempenho dos processos, assim como deve ser feito uso de funcionalidades de pesquisa e acompanhamento para consulta a informações. Um exemplo de boa prática é a conclusão do processo ou seu envio para outra unidade tão logo as atividades pertinentes na unidade sejam finalizadas, sem mantê-lo de forma desnecessária aberto na unidade atual.
- Dar preferência ao editor do Sei: Os documentos formais do órgão devem ser redigidos no próprio sistema do SEI pelo ícone de Documento Interno, mesmo que o sistema permita importar alguns formatos de arquivo pela opção de Documento Externo. Os tipos de documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade do Sistema Cofen/Corens. Outras vantagens do uso de Documentos Internos são seus formatos padronizados e automatizados (data, numeração, endereço da unidade, processo de referência e número SEI). É possível a customização de tipos de documentos em obediência aos padrões e formatação estabelecidos por instrumentos legais, tais como o Manual de Redação da Presidência da República.