O SEI é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades com intuito de modernizar as rotinas de trabalho e de gestão de documentos, promovendo maior eficiência administrativa. O SEI foi o sistema escolhido pelo projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), que visa ofertar uma infraestrutura para tramitação de processos em meio eletrônico em todas as esferas da administração pública. É um sistema que pode ser visto como um aliado no dia a dia dos servidores, trazendo agilidade, produtividade e maior qualidade ao trabalho desenvolvido.

Podem acessar o SEI, servidores, empregados públicos e conselheiros no Sistema Cofen/Corens, conforme estabelecido na Decisão Cofen n°128, de 5 de julho de 2022. Estagiários maiores de idade e terceirizados também podem acessar, porém com perfil limitado.

O perfil de acesso define quais funcionalidades um determinado usuário possui acesso dentro do sistema.

O login do SEI Cofen será o mesmo utilizado para acesso à rede ou e-mail do Sistema Cofen/Corens. Procure a unidade setorial do seu órgão e verifique qual o login deve utilizar e se já possui permissão ao SEI Cofen. A Comissão de Implantação do SEI! é a unidade responsável para conceder permissão. Em CONTATO no Portal SEI-Cofen você encontra o contato da Comissão. (http://portalsei.cofen.gov.br/contato/). 

Sim. O SEI pode ser acessado de qualquer dispositivo com Internet, pelo computador, notebook, tablet e smartphone o que traz agilidade ao trâmite processual.

É a pessoa autorizada a visualizar processos e documentos do SEI, que também pode obter autorização para assinar documentos disponibilizados para este fim. Qualquer cidadão interessado em processos do SEI – Cofen pode se cadastrar como usuário externo.

Sim. O SEI pode ser acessado de qualquer dispositivo com Internet, pelo computador, notebook, tablet e smartphone o que traz agilidade ao trâmite processual.

É recomendado à utilização do Mozilla Firefox ou Microsoft Edge, no entanto, todos os navegadores podem ser utilizados.

Não. O SEI não pode ser considerado um sistema de gestão eletrônica de documentos, pois é preciso que sejam implementadas novas funcionalidades e sejam realizadas alterações de base. Como, aspectos essenciais de um sistema de gestão eletrônica de documentos para apoiar o controle do ciclo de vida dos documentos, bem como a organização e manutenção do acervo arquivístico não são atendidos pelo SEI.

Não, pois o SEI-Cofen tem backups diários para evitar a perda de documentos e informações.

No Portal do SEI-Cofen (www.portalsei.cofen.gov.br >> no menu Início >> Manuais) estão disponíveis os links de treinamento com Ensino a Distância. Além disso, o ambiente de teste no SEI-Cofen é disponibilizado a todos os funcionários para treinamentos internos. Para solicitar acesso, entre em contato com Comissão de Implantação do SEI! do Cofen.

O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e é considerado um software de governo. Nesse contexto, o SEI é um sistema voltado para o setor público e é cedido gratuitamente para as instituições públicas, mediante acordo de cooperação com o TRF4.

O processo nato digital é aquele que se originou já em meio eletrônico, em vez de ter sido protocolado e autuado em meio físico (papel), podendo ser composto tanto por documentos nato-digitais quanto digitalizados.

Dependendo dos níveis de acessos, os processos públicos podem ser acessados por qualquer usuário cadastrado no SEI. Os restritos são visualizados pelos usuários dos setores por onde o processo passou. E os sigilosos são visualizados por usuários credenciados e específicos.

Sim, desde que o processo tenha sido produzido ou enviado para a unidade do usuário. O SEI é um sistema colaborativo, se o processo estiver aberto na unidade, os usuários da unidade podem trabalhar simultaneamente no processo e fazer a inclusão de documentos. 

Não, é necessário clicar no botão “Salvar”, na tela de edição de conteúdo do documento, no canto superior esquerdo da página.

É o número único do documento criado no SEI. Para cada documento criado ou inserido o sistema gera esse número. Ele é muito importante, pois além de ser uma informação pesquisável serve para referenciá-lo em outro documento.

Deve ser solicitada à Comissão de Implantação do SEI! (CDM) no seu órgão a atribuição de permissão ao seu substituto na sua unidade. Para essa atribuição deverão ser informados o nome completo, matrícula, e o login do substituto, o período da substituição, o motivo legal do impedimento do titular e a publicação oficial da substituição. 

Alguns usuários têm permissão de acesso em mais de uma unidade (chefias, por exemplo). Para trocar a unidade de acesso há uma caixa de seleção no canto superior direito do SEI. Nela aparecem todas as unidades que o usuário pode acessar. Para trocar, basta selecionar a unidade desejada.

Sim, desde que os usuários tenham permissão na mesma unidade onde o documento está sendo produzido. Outra forma de fazer alterações coletivas em um documento é por meio do Bloco de Assinaturas, nesse caso em unidades diferentes.    

O documento cancelado fica aparente na árvore do processo (representado pelo ícone quadrado com 2 linhas diagonais com contorno vermelho), no entanto não é possível ler seu conteúdo. Devemos utilizar esse procedimento com muito critério, pois equivale a retirar do processo um documento validado. Nesse caso, é preciso incluir um Termo de Cancelamento de Documento assinado pela chefia imediata, logo após o documento cancelado, no qual se justifica o motivo do cancelamento do documento e faz referência ao documento cancelado.

O SEI possui a funcionalidade “Gerenciar Marcador” disponível para organização interna das equipes de trabalho. Cada unidade pode criar e gerenciar seus marcadores, que não ficam visíveis por outras unidades. Para criar marcadores, o usuário deve:

1. Clicar em “Marcadores” no menu principal;
2. Clicar em “Novo”;
3. Selecionar o símbolo do marcador desejado e nomeá-lo;
4. Clicar em “Salvar”.

Pode. A exclusão é permitida para documentos criados em sua unidade e não assinados, mas lembre-se um documento excluído não poderá ser recuperado. Apenas o perfil “usuário” consegue excluir.

Sim. Na tela de edição do documento é permitido inserir imagem. Imagem também pode ser cadastrada como documento na árvore do processo.

É uma função utilizada para atribuir um processo a um usuário da unidade. Os processos atribuídos aparecem com no nome do usuário na tela de Controle de Processos.

Não existe apensação no SEI, a funcionalidade existente para isso é Relacionamento de Processos (representado pelo ícone seta azul e seta verde), por meio dela relacionam-se processos que possuam alguma ligação entre si (por exemplo, informações complementares), porém, os processos são autônomos.

Para anexar um processo é necessário enviar email para a gestaosei-cofen@cofen.gov.br, com justificativa da anexação e determinando a realização do procedimento. O processo secundário – que será anexado – deve estar aberto somente na unidade que realizará a anexação. Antes de anexar é necessário verificar se há documentos pendentes de assinatura, pois após a anexação essa ação não poderá ser realizada.

Atenção: processos sigilosos não podem ser anexados.

Não. A funcionalidade de atribuição de processo (representado pelo ícone pasta amarela e boneco preto) é justamente a individualização do processo, ou seja, somente uma pessoa ficará responsável pelo processo.

Utilize o comando no menu Estatísticas / Unidade e informe o período desejado. A estatística do SEI apresenta estatísticas básicas de produção e também o tempo médio de trâmite processo.

Se as ações a serem realizadas no processo por sua unidade foram finalizadas o processo deve ser encaminhado para providências ou deve-se Concluir Processo, através da funcionalidade Concluir Processo (representado pelo ícone da pasta amarela sobre a mão e um x vermelho).        

Com isso, o processo sumirá da tela de Controle de Processos.  Se quiser consultar o processo em outros momentos poderá colocá-lo em Bloco Interno ou em Acompanhamento Especial (representado pelo ícone do olho), para facilitar o acesso, e depois concluir.

Documentos internos são aqueles gerados no editor de textos do SEI. Já os documentos externos são aqueles documentos de apoio, gerados fora do SEI e incluídos no processo, como planilhas, formulários etc. Se um documento precisa ser assinado por sua unidade, ele deve ser um documento interno, pois a assinatura válida no Processo Eletrônico é aquela gerada com uso de senha ou certificação digital. Um documento externo digitalizado, com assinatura em papel, não deve substituir o documento interno com assinatura gerada eletronicamente, a não ser que tenha sido recebido de órgão ou pessoa externa ao Cofen.

Sim, o SEI-Cofen permite transformar qualquer documento que tenha sido utilizado em modelo para documentos similares de outros processos. Para isso, entre no documento que deseja transformar em modelo. Em seguida, clique no ícone “Adicionar aos Modelos Favoritos” e informe um grupo e uma descrição para o modelo.

Não. O SEI gera a data do documento automaticamente quando ele é criado no sistema e também a data de assinatura, não há como realizar isso de forma retroativa. Não é possível alterar a data atribuída pelo sistema.

A árvore do processo é composta pela sequência de documentos que o compõem.

O que garante o acesso a essas informações é o nível de acesso. Se for público, é possível ser pesquisado por qualquer usuário, se restrito, somente pelos usuários das unidades onde foi tramitado. Todos os campos de preenchimento do processo ou documento podem ser utilizados para pesquisa.

Não, a citação deve ser feita manualmente, para isso pode-se utilizar no editor de texto do SEI o estilo “Texto Citação”.

Caso conheça o número do processo, utilize o campo pesquisa simples, informe o número do processo e faça a busca, após encontrar o processo, clique no botão Reabrir Processo. Se o usuário não souber o número do processo, deverá utilizar a pesquisa avançada para fazer a busca. Você também pode utilizar o relatório de Estatísticas da Unidade, ele emite relatório dos processos concluídos na sua unidade.

Quando você clica em Enviar Processo, ao final da página, existe o campo de Retorno Programado, que tem a funcionalidade de você programar uma data de retorno de um processo: por data exata, ou por período de dias, sendo úteis ou não.
Na unidade de destino aparecerá o ícone para indicar que é um processo com prazo de Retorno Programado (representado pelo ícone duas setas brancas em um quadrado amarelo). 

O documento deve ser inserido no Bloco de Assinatura e disponibilizado para a unidade do chefe que irá assinar. Após assinar o documento, o bloco deverá ser retornado e o documento excluído do bloco de assinatura.

Não precisa. Você poderá Reabrir Processo e incluir um documento nele e reenviar para a unidade.

Os processos produzidos no SEI recebem um Número Único de Protocolo – NUP, gerado automaticamente, e cada um dos documentos gerados no processo recebem numeração, e podem ser referenciados por ela.  Os processos ou documentos em suporte físico digitalizados e inseridos no SEI deverão ter o número de protocolo original informado, com data de autuação ou criação original.

Seguir o Manual de Conversão de Processos Físicos para Eletrônicos disponibilizado na Extranet e no Portal SEI Cofen (www.portalsei.cofen.gov.br) no botão verde “Manuais” ou no Menu >> Manuais >> Manual de Conversão de Processos Físicos para Eletrônicos.

Na tela de inclusão de documentos aparece uma lista prévia dos tipos de documentos mais utilizados na sua unidade. Se o documento não estiver nessa lista, o usuário deve clicar no símbolo “Exibir todos os tipos” (representado pelo ícone sinal de + na cor verde). Se na lista completa não constar o tipo de documento desejado, o usuário deve solicitar a criação do documento com justificativa pelo e-mail “gestaosei-cofen@cofen.gov.br”, para gerenciar essa inclusão junto à Comissão de Implantação do SEI! no Sistema Cofen/Corens.

Neste caso, o sistema apresenta duas opções: o Texto Padrão e o Documento Modelo.
No Texto Padrão, você insere um texto antes de produzir um novo documento. Vá em Menu / Textos Padrão e após clique em novo para criar um modelo. O sistema apresenta o estilo de texto padrão a ser utilizado em Estilos de Bloco, e que tem várias opções para formatar seu modelo.
No Documento Modelo, você aproveita um documento já produzido e favorita ele dentro de um grupo de Documentos Modelo, que poderá ser aproveitado posteriormente.
Para os dois casos, você utilizará estes modelos na tela Gerar Documento, selecionando a opção desejada. Para a opção Documento Modelo, o sistema ainda apresenta um campo, onde você insere um número de um Documento do SEI, sem a necessidade de estar entre os salvos.

No SEI, a ideia de citação de folhas não existe, pois não há numeração de páginas. O que o sistema apresenta é o hiperlink de documentos, que na edição de conteúdo, ao clicar no ícone do SEI, aparecerá um janelinha pop-up escrito “Protocolo”. Você indicará o número do Documento SEI, clicar em OK, e após, ao salvar este documento novo, ele apresentará esse número como hiperlink, abrindo uma nova aba do navegador quando clicado.

Para se garantir a segurança das informações cujo nível de acesso deve ser restrito ou sigiloso.

O nível de acesso pode ser dado tanto ao processo, quanto ao documento. No entanto, caso o processo seja público, um documento com nível de acesso restrito ou sigiloso “contaminará” todo o processo. Ou seja, se o processo é público, mas colocar um documento restrito, todo o processo fica restrito. Leia o manual de Usuário do SEI! para saber mais sobre os Níveis de Acesso e suas especificidades, disponível em http://portalsei.cofen.gov.br/ >> Manuais >> Manual de Usuário do SEI!

A hipótese legal depende do teor do documento, se o documento possuir informação da qual o acesso deve ser restrito ou sigiloso, a escolha do nível de acesso deve se basear nessa informação.

O padrão de digitalização deve ser de 150 dpi, monocromático e com OCR (Optical Character Recognition). Solicite à equipe de suporte de TI do seu órgão a configuração dos scanners para 150 dpi, monocromático e OCR.

Na inclusão de documentos externos, só são permitidos arquivos com as seguintes extensões: 7z, bz2, csv, gz, html, json, mp4, mpeg, mpg, odp, ods, ogg,
ogv, pdf, svg, tar, tgz, txt e xml.

O sistema não permite a inclusão de documentos externos em formato/extensão xlxs (planilhas Excel).

Apesar de aceitar diversas outras extensões de arquivos, o mais recomendado e indicado é o formato PDF com OCR, pois o arquivo fica inviolável, pode ser visualizado diretamente no sistema e viabiliza a pesquisa integral no corpo do documento.

Em caso de digitalização de documentos para inclusão como documento externo, devem ser mantidos os seguintes parâmetros: cor monocromática, resolução em 300 dpi e com a opção de reconhecimento de texto (ocr). Esses requisitos facilitarão a pesquisa e a busca por informações nos processos e documentos posteriormente.

Não. O processo no SEI é realizado por completo em formato eletrônico e não há necessidade de impressão para arquivamento no sistema SEI. A impressão só ocorre em casos de Conversão de Processos Físicos para Eletrônicos, em que deve-se apenas, imprimir o “Termo de Encerramento de Trâmite Físico” e incluir no processo físico como último documento do processo, com assinatura eletrônica pelo sei, sem numeração e sem paginação. 

Para conhecimento do histórico do processo, todo o trâmite fica registrado no andamento do processo, identificando a ação realizada e o usuário que realizou. Para verificar o trâmite completo do processo basta clicar a lupa, que fica abaixo da Árvore do Processo e clicar em Consultar Andamento (representado pelo ícone da lupa).

Não. A digitalização não substitui o documento ou processo original, que deve ser preservado. A eliminação de documentos públicos (tanto físicos quanto eletrônicos) deve ser realizada com base no estabelecido pela legislação arquivística do Distrito Federal, disponível no Portal SEI Cofen (www.portalsei.cofen.gov.br). Para orientações sobre como proceder à eliminação de documentos públicos, consulte os procedimentos para eliminação de documentos públicos do Arquivo Público do Distrito Federal.

Este documento precisa ser devidamente armazenado em cada unidade para posteriormente ser enviado para o Centro de Documentação e Memória.

Primeiro, você deve anotar no canto direito do documento, a lápis, o número do processo e o número do documento SEI. Após a conclusão do processo, deve-se encaminhar estes documentos ao setor de Protocolo.

Conforme o DECRETO Nº 8.539, DE 8 DE OUTUBRO DE 2015 (Art. 12 § 3º):

1. a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação.
2. b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.

OCR é a sigla referente a Optical Character Recognition (que em português, pode ser traduzido como Reconhecimento Óptico de Caracteres), utilizada para reconhecer caracteres de documentos em formato PDF. É importante que todos os documentos externos a serem inseridos no sistema passem por esse processo de reconhecimento de caracteres a fim de se tornarem pesquisáveis.

Pode-se organizar os processos por meio da utilização de um Marcador, de anotações ou com a atribuição de processos a um usuário da unidade. O sistema apresenta 9 (nove) tipos diferentes de marcador por cor. Para colocar um, clique no processo desejado, clique no ícone Marcador > Novo > Selecionar a Cor do marcador, inserir um nome para o Marcador > salvar. Após, na tela Controle de Processos, ao lado do número do processo, ele mostrará um ícone do marcador. Tem ainda a opção de visualizar os processos da unidade em Ver por marcador. Clicando nesta opção, apresentará os marcadores já criados e o número de processos em cada marcador. Para ver, clique no número do processo (que é um link).

Dentro do processo, você clicará no ícone Acompanhamento Especial. Lá, você criará um novo grupo de acompanhamento do processo (o SEI permite que você crie vários “grupos” de controle de processo, que pode ser organizado por assunto, nome do órgão, entre outras classificações), informará um nome desejado e salve. Após o envio do processo ao órgão X, você irá em Menu >> Acompanhamento Especial >> selecionar o grupo desejado, em seguida, você verificará os processos listados neste grupo, e se teve algum andamento. Esta funcionalidade permite, que ao clicar no número do processo, você possa reabri-lo mais facilmente, bem como acompanhar o andamento do processo.